Boekingen beheren op je website
Een praktische gids voor het WP Booking System
Met WP Booking System beheer je eenvoudig de beschikbaarheid van je accommodaties en alle binnenkomende boekingen. De kalenders, formulieren, automatische e-mails en de belangrijkste instellingen heb ik vooraf voor je ingesteld. Je hoeft dus niet alles te begrijpen om ermee te kunnen werken.
In deze handleiding laat ik je stap voor stap zien hoe je de meest voorkomende taken uitvoert.
2. Het dashboard
Na het inloggen in WordPress ga je in het linker menu naar WP Booking System.
Hier zie je een overzicht van:
Een deel van de plugin is Engelstalig. Sommige onderdelen zijn vertaald naar het Nederlands of Zweeds. Dit is afhankelijk van de taal waarin je bent ingelogd. Voor bezoekers van de website worden de formulieren automatisch in hun eigen taal weergegeven.
3. De kalender beheren
De kalender is het onderdeel dat je het vaakst zult gebruiken.
Ga naar: WP Booking System → Calendars (Kalenders). Hier zie je een overzicht van alle accommodaties.
Ga met je muis over de accommodaties en klik op Edit (Bewerken) bij degene die je wilt aanpassen.
In de kalender zie je verschillende statussen.
Een accommodatie blokkeren
Soms wil je een accommodatie tijdelijk niet verhuren. Bijvoorbeeld omdat je er zelf gebruik van maakt, er onderhoud plaatsvindt of de accommodatie via een ander kanaal is verhuurd.
Om een periode te blokkeren:
- Zet de eerste dag op Changeover start (Wisseldag start)
- Zet de laatste dag op Changeover end (Wisseldag einde)
- Zet alle dagen ertussen op Booked (Geboekt)
Deze periode wordt nu rood weergegeven en kan niet meer geboekt worden.
4. Prijzen aanpassen
De standaardprijs per nacht kun je aanpassen via: Calendar (Kalender) → Calendar options (Kalenderopties). Hier wijzig je de basisprijs van de accommodatie (Default Daily Price).
Meerdere datums tegelijk aanpassen (Bulk edit)
Soms wil je de prijs of iets anders aanpassen voor een hele periode. Bijvoorbeeld wanneer je de prijs wilt verhogen tijdens de zomervakantie of een accommodatie tijdelijk wilt blokkeren. Daarvoor kun je de functie Bulk edit availability (Beschikbaarheid bulk bewerken) gebruiken.
Zo werkt het
- Open de kalender die je wilt aanpassen.
- Zoek in de rechterkolom naar Bulk edit (bewerken).
- Kies een start date (begindatum) en end date (einddatum).
Vul alleen de gegevens in die je wilt wijzigen, bijvoorbeeld:
- Legend item (beschikbaarheid): Zet deze bijvoorbeeld op geboekt
- Price (prijs): Standaard tonen alle datums de basisprijs. Voor een geselecteerde periode kun je eenvoudig een andere prijs instellen.
- Inventory (resterende beschikbaarheid): Het resterende aantal voor een datum. Dit aantal wordt na elke boeking met één verminderd totdat het 0 bereikt en de datums worden gemarkeerd als ‘Geboekt’. Dit is meestal niet van toepassing bij individuele accommodaties.
- Description (Beschrijving): Hier kun je eventueel informatie toevoegen die alleen voor jou zichtbaar is, bijvoorbeeld een reden waarom de periode geblokkeerd is.
- Tooltip: Dit kun je gebruiken om informatie toe te voegen wanneer bezoekers met hun muis over een datum in de kalender op je website bewegen, bijvoorbeeld minimaal 3 nachten.
Let op: ‘Lege velden negeren’
Bij Bulk bewerken zie je de optie Ignore empty fields (Lege velden negeren)
✔ Aangevinkt (aanbevolen)
Alleen de velden die je hebt ingevuld worden aangepast. De overige instellingen blijven ongewijzigd.
Voorbeeld:
Je wilt alleen de prijs aanpassen. Laat de andere velden leeg en zorg dat Lege velden negeren is aangevinkt. Alleen de prijs wordt gewijzigd.
✖ Uitgevinkt
Ook lege velden worden opgeslagen. Hierdoor kunnen bestaande instellingen onbedoeld worden overschreven of teruggezet naar de standaardwaarde.
Klik op Bulk edit (bewerken).
De gekozen instellingen worden nu toegepast op alle datums binnen de geselecteerde periode.
Een fout gemaakt?
Heb je direct na het bewerken een fout ontdekt? Dan kun je op Undo (ongedaan) klikken om de laatste Bulk-bewerking ongedaan te maken.
Let op: deze mogelijkheid verdwijnt zodra je de pagina vernieuwt of verlaat.
Vergeet niet op te slaan
De wijzigingen zijn pas definitief nadat je onderaan op Save Calender (Kalender opslaan) hebt geklikt.
5. Nieuwe boekingen verwerken
Nieuwe reserveringen vind je onder: WP Booking System → Bookings (Boekingen)
Klik op View Booking (bekijk boeking) om een boeking te openen.
Hier vind je onder andere:
Een boeking bevestigen
Wanneer een boeking binnenkomt kun je:
Je kunt daarnaast altijd handmatig een extra e-mail of sms sturen. Deze heeft dan automatisch de juiste opmaak met jouw logo en gegevens. Daarnaast is het mogelijk om een factuur (invoice) te genereren maar alleen als deze optie is geactiveerd.
6. Formulieren aanpassen
Onder Formulieren vind je het reserveringsformulier. In de meeste gevallen hoef je hier niets aan te veranderen. Ik heb het formulier vooraf opgemaakt zodat het direct gebruikt kan worden. Wil je later een extra veld toevoegen of teksten wijzigen, dan kan dat.
Open hiervoor:
WP Booking System → Formulieren
Klik op Bewerken.
De formulieren zijn opgebouwd uit verschillende blokken. Als je over een blok heengaat verschijnt er rechts een pijltje om deze te openen. Soms zit er tekst in, maar soms ook verschillende opties of extra’s.
Je kunt:
Klik daarna op Save Form om de wijzigingen op te slaan.
7. E-mailnotificaties aanpassen
WP Booking System verstuurt automatisch e-mails naar jou en je gasten. Ik heb deze e-mails vooraf voor je ingesteld, zodat je direct kunt starten met het ontvangen van boekingen. Je kunt de teksten, verzendmomenten en inhoud later altijd aanpassen aan jouw eigen werkwijze. Denk bijvoorbeeld aan extra informatie over de accommodatie, activiteiten in de omgeving of een persoonlijke boodschap.
Goede e-mails besparen tijd en geven gasten vertrouwen. Ze beantwoorden veelgestelde vragen nog voordat de gast ze hoeft te stellen. Zo zorg je voor een professionele indruk én een prettigere ervaring.
Ga naar WP Booking System → Email Notifications.
Welke e-mails zijn ingesteld?
Standaard zijn de volgende e-mails aanwezig:
1. Bevestiging voor jou als beheerder
Deze e-mail ontvang je zodra er een nieuwe boeking binnenkomt. Zo weet je direct dat er een reservering is gemaakt. Je kunt zelf aanpassen:
2. Boekingsbevestiging voor de gast
Deze e-mail wordt automatisch verstuurd nadat de boeking is gemaakt. Hier kun je bijvoorbeeld toevoegen:
3. E-mail vóór aankomst
Enkele dagen vóór aankomst ontvangt de gast automatisch een herinnering. Standaard staat deze op 3 dagen vóór aankomst, maar dit kun je eenvoudig wijzigen naar 1, 2 of een ander aantal dagen. Je kunt hier onder andere vermelden:
4. E-mail na vertrek
Na het verblijf kun je automatisch een bedankmail versturen. Dit is een uitstekend moment om:
Een vriendelijke nazorgmail vergroot de kans dat gasten nog eens terugkomen.
Een e-mail aanpassen
Ga naar WP Booking System → Email Notifications.
Hier zie je een overzicht van alle ingestelde e-mails. Klik op een e-mail om deze te bewerken. Alle e-mails kunnen eenvoudig worden in- of uitgeschakeld.
Verzendmoment wijzigen
Bij iedere e-mail kun je aangeven wanneer deze moet worden verstuurd. Je kunt kiezen uit bijvoorbeeld:
Bij geplande e-mails kun je zelf aangeven hoeveel dagen vóór of ná een gebeurtenis de e-mail wordt verzonden.
Meerdere talen
Heb je een meertalige website? Dan kun je voor iedere taal een eigen versie van de e-mail maken, zodat iedere gast de informatie in zijn of haar eigen taal ontvangt. Dit doe je onder de optie Translations (Vertalingen), een pijltje waardoor de geïnstalleerde talen tevoorschijn komen).
Dynamische gegevens
Je hoeft namen, aankomstdatums of accommodaties niet handmatig in te vullen. WP Booking System kan deze automatisch toevoegen met behulp van Dynamic Tags. Zo bevat iedere e-mail automatisch de juiste gegevens van de boeking.
Zo ontvangen gasten precies de informatie die ze op dat moment nodig hebben, zonder dat de e-mails te lang of onoverzichtelijk worden.
8. Synchroniseren met Airbnb of Booking.com
Gebruik je ook Airbnb of Booking.com? Dan kun je de beschikbaarheid per accommodatie automatisch synchroniseren via iCal.
Hiermee voorkom je dubbele boekingen. Als een accommodatie geboekt is via Airbnb of Booking.com, dan wordt die periode automatisch geblokkeerd op de website. Andersom werkt dit ook: een boeking via de website blokkeert de datums op Airbnb of Booking.
Ik help je hiermee door je codes en een handleiding te sturen, als het eenmaal is ingesteld blijven de koppelingen in principe werken. Houd er wel rekening mee dat alleen boekingen worden gesynchroniseerd. Instellingen zoals voorbereidingstijd, minimale verblijfsduur of andere beschikbaarheid regels worden niet overgenomen.
9. Boekingen exporteren
Wil je een overzicht van alle reserveringen? Via: CSV-export kun je alle boekingen downloaden als een Excel-bestand. Dit kan handig zijn voor:
10. Andere functies
WP Booking System bevat nog meer mogelijkheden. Bijvoorbeeld:
Voor de meeste websites zijn al deze functies niet direct nodig, maar neem contact op als je hier vragen over hebt.
Veelgestelde vragen
Ik heb per ongeluk een datum geblokkeerd.
Open de kalender en zet de betreffende dagen weer op Available (Beschikbaar).
Een gast heeft geen bevestigingsmail ontvangen.
Controleer eerst de boeking. Vanuit de boeking kun je de bevestiging opnieuw versturen. Soms kan een mail bij de klant in de spam-map zijn beland. Als je vaker problemen hebt met e-mails vanuit WordPress kan ik je hiermee helpen.
Kan ik een bestaande boeking wijzigen?
Open de boeking via Bookings, klik op Edit (Bewerken) en pas de gegevens aan. Hoe wijzig ik een prijs? Ga naar de kalender van de accommodatie, klik op Edit (Bewerken) en open Calendar options (Kalenderopties). Hier kun je de vaste prijs wijzigen (Default Daily Price) of via bulk bewerken een bepaalde datum of periode aanpassen.
Persoonlijke support
Kom je er niet uit of wil je iets uitbreiden, zoals een nieuw formulier, een koppeling met Airbnb of Booking.com, een extra taal of een aanpassing aan de website? Neem gerust contact met mij op. Ik help je graag verder, zodat jij je kunt blijven richten op je gasten. Stuur me gerust een bericht of plan een afspraak. nathalie@nordiskastil.se